Contrata
Se deberá enviar una solicitud por correo electrónico indicando el tipo de profesional, proyecto o unidad que financia la contratación, grado, jornada, tipo de contratación (directa o concurso), curriculum vitae (si corresponde) y además se deberá adjuntar el perfil del cargo.
El encargado financiero responderá en un plazo máximo de 3 días hábiles la pertinencia de la contratación y pasos a seguir para concretar la misma.
Las contrataciones financiadas por proyectos con financiamiento ministerial deberán priorizar los concursos, justificando debidamente los casos en que se solicite contratación directa
Contratación directa: Se deberá justificar debidamente la contratación, argumentando por qué la persona seleccionada cumple debidamente con el perfil del cargo y por qué no es posible realizar un concurso. Para aquellas contrataciones directas financiadas con recursos ministeriales se deberá enviar posterior a la solicitud, por el encargado financiero, un requerimiento al ministerio en donde se solicita autorización para proceder con el gasto.
Con las autorizaciones respectivas se enviará por la unidad financiera una solicitud de contratación a la unidad de recursos humanos de la universidad, quienes gestionarán una evaluación psicológica del profesional.
Posteriormente los resultados serán analizados y el jefe directo deberá decidir si prosigue con la contratación.
El proceso puede tardar entre 4-6 semanas.
Concurso: Se deberá argumentar debidamente el concurso. Para los contratos financiados con recursos ministeriales, el encargado financiero enviará un requerimiento al Mineduc solicitando autorización para proceder con el gasto.
Con las autorizaciones respectivas, la unidad financiera enviará una solicitud de publicación del concurso a la unidad de recursos humanos de la universidad.
Recepcionados los postulantes al cargo, la unidad solicitante de la contratación deberá seleccionar y evaluar los perfiles más idóneos. La rúbrica de evaluación e instrucciones será entregada por el encargado financiero. La unidad respectiva deberá entregar un acta de selección.
Posteriormente, se enviará el acta de selección y antecedentes del profesional elegido al ministerio, quienes evaluarán la pertinencia de la contratación. En caso de recibir una respuesta negativa se deberán realizar los respectivos ajustes hasta obtener la aprobación.
Para los contratos con financiamiento UFRO no se deberán realizar las solicitudes de autorización al ministerio.
El proceso puede tardar entre 8-12 semanas.
El encargado financiero solicitará por correo electrónico la firma de la propuesta de contrato y antecedentes varios que se detallaran en el mismo.
Las fechas de pago de todo el año están publicadas en el calendario de pagos de la universidad: http://personal.ufro.cl/calendario-pagos
Honorarios
Se deberá enviar una solicitud por correo electrónico indicando el tipo de profesional, proyecto o unidad que financia la contratación, monto bruto, jornada, tipo de contratación (directa o concurso), curriculum vitae (si corresponde) y además se deberá adjuntar el perfil del cargo.
El encargado financiero responderá en un plazo máximo de 3 días hábiles la pertinencia de la contratación y pasos a seguir para concretar la misma.
Las contrataciones financiadas por proyectos con financiamiento ministerial deberán priorizar los concursos, justificando debidamente los casos en que se solicite contratación directa.
Contratación directa: Se deberá justificar debidamente la contratación, argumentando por qué la persona seleccionada cumple debidamente con el perfil del cargo y por qué no es posible realizar un concurso. Para aquellas contrataciones directas financiadas con recursos ministeriales se deberá enviar posterior a la solicitud, por el encargado financiero, un requerimiento al ministerio en donde se solicita autorización para proceder con el gasto
El proceso puede tardar entre 4-6 semanas.
Concurso: Se deberá argumentar debidamente el concurso. Para los contratos financiados con recursos ministeriales, el encargado financiero enviará un requerimiento al Mineduc solicitando autorización para proceder con el gasto.
Con las autorizaciones respectivas se enviará por la unidad financiera una solicitud de publicación del concurso a la unidad de recursos humanos de la universidad.
Recepcionados los postulantes al cargo la unidad solicitante de la contratación deberá seleccionar y evaluar los perfiles más idóneos, la rúbrica de evaluación e instrucciones será entregada por el encargado financiero. La unidad respectiva deberá entregar un acta de selección.
Posteriormente, se enviará el acta de selección y antecedentes del profesional elegido al ministerio, quienes evaluarán la pertinencia de la contratación. En caso de recibir una respuesta negativa se deberán realizar los respectivos ajustes hasta obtener la aprobación.
Para los contratos con financiamiento UFRO no se deberán realizar las solicitudes de autorización al ministerio.
El proceso puede tardar entre 8-12 semanas.
Se solicitará una ficha de antecedentes personales, la cual será utilizada para subir el requerimiento al sistema intranet, donde las autoridades de la universidad deberán visar la contratación.
Las secretarías de las unidades serán las encargadas de solicitar la firma de contrato y gestión de los mismos.
Las resoluciones están a cargo de la Secretaría General de la universidad, el proceso puede
tardar entre 2 y 6 semanas.
El encargado financiero en caso del PACE y secretaría de la VIPRE solicitará una o dos veces al mes la boleta de honorarios correspondiente al contrato firmado con una resolución emitida.
Las fechas de pago de todo el año están publicadas en el calendario de pagos de la
universidad: http://personal.ufro.cl/calendario-pagos
Laborantes
Las distintas unidades de la VIPE y PACE UFRO pueden hacer uso de alumnos activos de la universidad para colaborar con tareas o funciones que estén en el campo de su expertiz. Estos alumnos no están sujetos a contrato ni son responsables finales de la función o tarea que se le asigna.
Cada encargado de área es responsable de buscar el alumno laborante ideal para desempeñar una función o tarea relacionada con el trabajo cotidiano. Este reclutamiento debe ser necesario y justificable ante la autoridad responsable de la unidad respectiva. No hay documento por escrito donde se establezca el compromiso. Una vez realizada la tarea satisfactoriamente, el encargado de área deberá llenar una planilla que debe enviarse al encargado financiero de la unidad.
El formato de la planilla es el siguiente:
Esta planilla debe ser enviada en formato excel (xls o xlsx) al encargado financiero de la unidad el día 20 de cada mes, o el día hábil inmediatamente posterior en caso de que el 20 sea fin de semana, feriado o receso académico. Esto aplica para todos los meses del año excepto febrero.
El pago se realizará el último viernes de cada mes o el primer viernes del mes siguiente por medio de un vale vista en el banco Santander o BCI. o a una cuenta bancaria a nombre del estudiante que esté registrada en la universidad. Para registrar una cuenta bancaria el estudiante debe comunicarse con la Vicerrectoría de Administración y Finanzas.
Si hay alguna duda de que el estudiante ha sido incluído en la nómina de pago, debe buscar en la página de transparencia: https://www2.ufro.cl/transparencia/ta_archivo_otrastransf.php
Si encuentra su nombre, el monto y la fecha corresponde a las actividades realizadas entonces ya ha sido pagado o está por ser pagado.
Si es la primera vez que recibe un pago y no registró su cuenta bancaria con la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, recibirá un vale vista que debe ser cobrado presencialmente por el estudiante dentro de 3 semanas o será devuelto a la universidad.
La fecha de pago aplica para todos los meses del año excepto febrero.Cualquier anomalía en cuanto a los pagos debe ser resuelta finalmente por la Vicerrectoría de Administración y Finanzas.
Compras
La universidad por medio de compras públicas está habilitada para hacer adquirir productos o contratar servicios. Las compras tienen distintas limitaciones dependiendo del proyecto y debe ser consultado con el encargado financiero la pertinencia, montos, y bajo qué modalidad se debe ejecutar la compra.
Estas compras normalmente son de montos bajo las 3 UTM dependiendo el producto a adquirir o el servicio a contratar.
En el caso del PACE, el monto debe ser bajo 1 UTM, y con restricciones de compra
dependiendo el producto a adquirir y con limitaciones de proveedores que dan crédito de compra directa a la universidad.
En el caso de la VIPRE, el monto debe ser bajo 3 UTM, y con restricciones de compra dependiendo el producto a adquirir y con limitaciones de proveedores que dan crédito de compra directa a la universidad.
Los pasos a seguir para hacer una compra directa son:
- Enviar solicitud de bienes o servicios por medio del correo electrónico institucional
al encargado financiero con el máximo detalle posible. - El encargado financiero responderá dentro de 3 días hábiles la pertinencia del gasto,
la modalidad de compra, y plazos aproximados para entrega.
Para el caso de los proyectos institucionales que tengan financiamiento ministerial no se permite esta modalidad de compra.
Los convenios marco son una modalidad de compra de bienes y servicios a través de un catálogo electrónico o tienda virtual y constituyen la primera opción de compra de los organismos públicos. (definición de Mercadopublico.cl)
Cada año el mercado público abre y cierra licitaciones a rubros o industrias las cuales pueden ofrecer sus productos o servicios en este catálogo electrónico y se puede comprar directamente, de forma rápida e independiente del monto, sin necesidad de abrir una licitación pública.
El catálogo puede ser accesado en el siguiente enlace:
https://www.mercadopublico.cl/TiendaHome/
A pesar de que un producto requerido tenga un convenio marco vigente y esté en la tienda, debe verificarse la pertinencia con el encargado financiero ya que esto dependerá de cada proyecto o unidad.
Los pasos a seguir para hacer una compra por convenio marco son:
- Enviar solicitud de bienes o servicios por medio del correo electrónico institucional al encargado financiero con el máximo detalle posible.
- El encargado financiero responderá dentro de 3 días hábiles la pertinencia del gasto, la modalidad de compra, y plazos aproximados para entrega.
La compra ágil es una modalidad de compra en la cual los organismos públicos pueden comprar bienes o contratar servicios por hasta 30 UTM de manera expedita y sin necesidad de abrir una licitación pública.
Los pasos a seguir para hacer una compra ágil son:
- Enviar solicitud de bienes o servicios por medio del correo electrónico institucional
al encargado financiero con el máximo detalle posible. - El encargado financiero responderá dentro de 3 días hábiles la pertinencia del gasto,
la modalidad de compra, y plazos aproximados para entrega.
La licitación pública es un procedimiento administrativo efectuado en forma autónoma por un organismo comprador. En este caso la universidad por medio de la unidad compradora, proporciona detalles sobre el producto o servicio a adquirir y se invita a proveedores a postular abiertamente por un tiempo determinado que es variable. La universidad debe evaluar todas las ofertas en virtud de que cumplan lo requerido de acuerdo a las bases de referencia.
Las bases de referencia deben contener detalles específicos de lo que se requiere, incluyendo plazos, determinadas marcas, garantías asociadas, cláusulas o condiciones, y se le debe asignar criterios de evaluación a cada ítem.
La licitación la gana la empresa o persona que haya ofrecido las condiciones más ventajosas según los criterios de evaluación descritos en las bases.
Los pasos a seguir para hacer una licitación pública son:
- Enviar solicitud de bienes o servicios por medio del correo electrónico institucional al encargado financiero con el máximo detalle posible.
- El encargado financiero responderá dentro de 3 días hábiles la pertinencia del gasto, la modalidad de compra, y plazos aproximados para entrega. En caso de ser una licitación pública, se solicitará al solicitante enviar las bases de referencia.
Las licitaciones públicas normalmente se utilizan para compras superiores a 30 UTM y se deben considerar varias semanas de demora porque es el proceso de compra más complejo y con más trámites administrativos por realizar.
Es un mecanismo excepcional de compra que implica la contratación de un sólo proveedor previa resolución fundada o decreto alcaldicio, solicitando un mínimo de tres cotizaciones para las contrataciones iguales o inferiores a 10 UTM salvo las causales establecidas en el artículo 10 del reglamento de la Ley 19.886. Entre estas causales se consideran casos de emergencia e imprevistos, si sólo existiera un proveedor del bien o servicio que se requiere o si fuera la tercera opción después de que no se presentaran oferentes en la licitación pública y privada, entre otros. (definición de mercadopublico.cl)
Los pasos a seguir para hacer un trato directo son:
- Enviar solicitud de bienes o servicios por medio del correo electrónico institucional al encargado financiero con el máximo detalle posible.
- El encargado financiero responderá dentro de 3 días hábiles la pertinencia del gasto, la modalidad de compra, y plazos aproximados para entrega.
Un fondo por rendir es una cantidad de dinero solicitada a un centro de costos asociado a la VIPRE o al PACE, con el fin de solventar gastos emergentes que no pueden ser cubiertos por ninguna de las modalidades de compra anteriores, ya sea porque son montos muy bajos o exista alguna otra complicación de compra. El límite de dinero a solicitar es un millón de pesos.
Quien solicita este fondo por rendir toma completa responsabilidad sobre el dinero, rindiendo cada gasto con una boleta asociada y devolviendo el excedente en el plazo establecido por el encargado financiero.
Los pasos a seguir para solicitar un fondo por rendir son:
- Enviar solicitud de bienes o servicios por medio del correo electrónico institucional
al encargado financiero con el máximo detalle posible. - El encargado financiero responderá dentro de 3 días hábiles la pertinencia del gasto, la modalidad de compra, y plazos aproximados para entrega. En caso de tener que solicitar un fondo por rendir, el encargado financiero informará sobre el procedimiento específico y formulario para rendir los gastos.